Проведите пальцем вправо, когда увидите понравившийся конференц-зал

Сотрудники, вернувшиеся в офис в разгар пандемии, наверняка придут с новым набором вопросов: Какие меры предосторожности были приняты? Насколько переполнен кафетерий? Какие конференц-залы доступны? Как посетители могут попасть в здание?

Чтобы облегчить адаптацию, все большее число офисных менеджеров используют мобильные приложения, которые предлагают ответы, которые ищут работники.

Приложения для зданий предназначены для подключения арендаторов офисов к системам технического обслуживания, безопасности и логистики, а также к программам по развитию сообщества. Они начали набирать обороты в 2018 году как способ сделать офисы более эффективными, а в пандемии взлетели вверх, поскольку работодатели пытаются заманить работников обратно на место, сделав связанные с работой задачи безопасными и удобными.

"Covid определенно ускорил развитие, ускорил использование и расширил случаи использования", - говорит Меган Руни, старший вице-президент по операциям управления опытом в JLL, глобальной фирме по коммерческой недвижимости.

Приложения могут быть настроены для каждого места и конкретного арендатора, а также расширяться по мере необходимости. Сотрудники могут использовать приложение для входа в здание, резервирования конференц-залов и запроса на техническое обслуживание. Информация о безопасности, например, в случае аварийной ситуации в здании или стихийного бедствия, может быть быстро распространена. Менеджеры здания могут контролировать использование рабочих комнат и других помещений.

Во время пандемии приложения также могут помочь офису чувствовать себя более безопасно, передавая информацию о здоровье всего здания и сокращая физическое взаимодействие. Однако рост числа таких приложений, которые могут отслеживать работников в здании, также вызвал предупреждения со стороны защитников конфиденциальности.

Тем не менее, идея о том, что каждое офисное здание должно иметь свое собственное приложение, становится отраслевым стандартом, сказала г-жа Руни. Она добавила: "Каждый разговор с инвесторами теперь включает вопрос: "Какое приложение вы бы порекомендовали?"".

Компания JLL увеличила свои инвестиции в HqO, платформу приложений для зданий, в рамках раунда привлечения средств в прошлом году. Среди других компаний, создающих приложения для управления зданиями, - Cohesion, Rise Buildings и HiLo.

В Чикагской петле 15 компаний в офисной башне под названием 77 West Wacker начали использовать приложение TranswesternHub от Cohesion в июне. Розалин Гриффин, офис-менеджер инвестиционного банка Rothschild & Company, имеющего там свои офисы, может использовать свой телефон для выполнения таких простых задач, как подача заявок на ремонт или получение уведомлений о приходе посетителей, что дает ей больше свободы при выходе из-за стола.

Одна из ее любимых функций - вызов лифта из приложения, когда она входит в здание. "Вы поворачиваете за угол, и он там", - говорит она. "Это очень просто".

Приложение приносит пользу и другим сотрудникам здания: По ее словам, никому не нужно беспокоиться о том, чтобы забыть или потерять ключ-карту, а те, кто работает допоздна или по выходным, могут контролировать температуру в офисе и бронировать конференц-залы.

В условиях пандемии особое внимание уделяется функциям охраны здоровья и безопасности в приложениях для офисных зданий. Протоколы по коронавирусу, информация об отслеживании контактов и оповещения о чрезвычайных ситуациях могут распространяться через приложение.

"Нам не нужно полагаться на то, что каждое предприятие будет распространять информацию среди своих сотрудников", - говорит Энни Пантели, руководитель отдела эксплуатации 22 Bishopsgate, 62-этажной офисной башни в финансовом районе Лондона, открытой в 2020 году. Компания Bishopsgate сотрудничала с компанией Smart Spaces для создания специального приложения для здания.

Арендаторы стремятся к расширению "бесконтактных" операций в здании, добавила г-жа Пантели. Приложения здания предлагают некоторые из них, включая возможность для гостей предварительно зарегистрироваться для посещения и получить QR-код для сканирования при входе, вместо того чтобы регистрироваться на стойке безопасности. "У нас по-прежнему есть сотрудники в вестибюле, но они выполняют скорее роль встречающих", - сказала она.

Система TranswesternHub предлагает бесконтактные автоматические двери для парковки, входа в здание, лифта, конференц-залов и уборных.

Приложение - это "важная часть технологии, которая помогает людям чувствовать себя в безопасности, возвращаясь в офис", - сказала Мирна Коронадо-Бруковер, старший вице-президент по обслуживанию активов в компании Transwestern, занимающейся коммерческой недвижимостью, которая помогала контролировать внедрение приложения в здании.

Приложения для зданий также позволяют отслеживать использование конференц-залов, кафетериев и парковок в целях улучшения работы. Этот сбор данных является частью более широкого продвижения "proptech", подхода к недвижимости, который позволяет компаниям отслеживать, сколько людей находится в разных частях здания, что может помочь сэкономить деньги на отоплении, охлаждении и освещении неиспользуемых помещений.

Но защитники конфиденциальности говорят, что их беспокоит сбор личных данных работников.

Компании годами отслеживали использование сотрудниками телефонов и компьютеров, но эти приложения "выводят слежку за работниками на новый уровень", - говорит Лорри Фейт Крэнор, профессор инженерного дела и государственной политики в Университете Карнеги-Меллона и директор лаборатории CyLab Usable Privacy and Security Laboratory.

По ее словам, приложения могут вызвать стресс у сотрудников, которые чувствуют, что за их передвижениями на работе следят, особенно если система фиксирует личную информацию, например, когда сотрудники, не работающие вместе, проводят длительное время в кабинетах друг друга или когда кто-то часто ходит в туалет.

Компании должны быть прозрачными в отношении того, какую информацию они отслеживают, как они ее используют, кто будет иметь к ней доступ и почему, сказала доктор Крейнор. По ее словам, практика конфиденциальности должна различаться в зависимости от типа собираемых данных, при этом следует исходить из того, что чем более личной является информация, тем более ограниченным должен быть доступ к ней.

По словам Пола Ромайера, профессора Технологического института Стивенса, для облегчения проблемы конфиденциальности компаниям, использующим приложения для строительства, следует по возможности анонимизировать данные. Идентификация личности может быть важна, например, при отслеживании контактов или расследовании преступления, совершенного на территории объекта, но система по умолчанию не должна постоянно идентифицировать каждого сотрудника, сказал он.

Программное обеспечение для отслеживания в строительных приложениях должно быть ограничено и по другим причинам, сказал д-р Ромайер. Хакеры, занимающиеся корпоративным шпионажем, могут быть в состоянии определить бизнес-процессы или то, какие типы сделок находятся в процессе разработки, отслеживая, например, кто проводит совместные встречи, или они могут отслеживать распорядок дня старших руководителей.

Компаниям также следует тщательно подходить к вопросу о том, какие данные и как долго хранятся, сказал доктор Ромайер. Данные о передвижении сотрудников могут храниться в течение недели для отслеживания коронавируса, в то время как анонимные статистические данные о посещении кафетериев могут быть загружены в базу данных.

По ее словам, когда команда г-жи Пантели начала работать над пользовательским использованием приложения для 22 Bishopsgate, она сосредоточилась на "доступе, выходе и электронной коммерции". В последнее время команда добавила информацию о парковке велосипедов, бронирование шкафчиков и виртуальную доску объявлений, чтобы работники со схожими интересами могли общаться между компаниями.

"Мы не хотели повторять то, что уже есть, например, расписание поездов и погоду", - говорит г-жа Пантели.

Более новая функция - создание чувства общности, даже если некоторые сотрудники работают удаленно. "Гибридная модель работы принимается во внимание, - говорит г-жа Руни из JLL. Это может включать игры в тривиальные игры или образовательные семинары, в которых сотрудники могут участвовать как в офисе, так и вне его".

"Мы используем "тест на зубную щетку" для оценки успеха, - говорит г-жа Пантели о приложении для своего здания, - если люди не пользуются приложением дважды в день, оно недостаточно полезно".